Измерение, определение и повышение производительности: концепция дизайн‑продуктивности

Ссылка на инструменты для работы с дизайн-продуктивностью в Figma

Вне зависимости от того, управляете вы командой дизайнеров, формируете ее или только планируете это сделать, либо вы просто заинтересованы в том, чтобы дизайн вашей компании был качественным, создание пространства для дизайнеров, где они смогут работать наиболее эффективно, является ключевой задачей. Необходимо убедиться, что дизайнеры тратят свое время на выполнение наиболее важной дизайн-работы, и минимально занимаются второстепенными задачами, такими как поиск нужных иконок и других ресурсов, повторение работы или выполнение большого количества административных функций.

‍Команда Spotify по дизайну постоянно заботится о том, чтобы команды и отдельные специалисты имели возможность наиболее эффективно выполнять свою работу. Принимая это во внимание, мы приняли решение о сотрудничестве с консалтинговой компанией в области цифровых продуктов Elsewhen, чтобы выяснить, как именно мы можем измерить — а в конечном итоге также оценить и повысить — производительность дизайнеров? И, желая принести пользу сообществу в целом, мы подумали, можем ли мы создать новый инструмент для дизайн-команд и их руководителей, чтобы помочь им разработать собственное определение продуктивности, измерить и повысить ее?

Когда речь идет о творческой деятельности, измерение продуктивности становится коварным делом. Во-первых, нужно определить, каким образом сделать это технически, затем вам нужно убедиться, что вы измеряете нужные показатели, и, наконец, вы не хотите оказывать чрезмерное давление на дизайнеров, которым нравится работать самостоятельно.

Достаточно легко понять, какие измерения и подсчеты будут неверными. Например, было бы ошибкой просто подсчитать количество экранов, компонентов или даже решений, которые разработал дизайнер, или время, которое у него ушло на создание каждого из этих элементов, поэтому нам необходимо определить, какие показатели имеет смысл измерять.

Партнер, задача и управление процессом изменений

Мы наняли “сообщника”, который помог нам определить и исследовать продуктивность, а также выявить любые возможности, которые могут открыться перед нами в результате. Поскольку Elsewhen не участвовали в повседневной деятельности компании и обладали большим опытом в решении аналогичных задач для других организаций, они идеально подходили для того, чтобы объективно оценить проблемы, возникающие у дизайнеров в ходе работы.

Вместе мы поделимся и расскажем подробно об открывшихся перспективах, которые сами по себе могут стать рабочими программами в будущем. Далее мы приводим подробный разбор нашего процесса, которому вы можете следовать в своей компании, а также набор инструментов, опубликованный нами в сообществе Figma, чтобы помочь вам в этом, и объяснения того, как получить наилучший результат.

Вы можете найти полезные инструменты в Figma здесь, но мы рекомендуем сначала прочитать, каким образом мы решали вопрос продуктивности.

Определитесь, что для вас дизайн-продуктивность

Итак, вы ищете способы помочь своей команде наиболее эффективно выполнять работу и устранить любые препятствия, которые возникают у нее на пути. Вам необходимо определить, к какому результату вы стремитесь, чтобы он стал вашей “северной звездой”. Вы также должны вовлечь самих дизайнеров в процесс на начальном этапе, поскольку у них будет свое мнение о проблемах и перспективах.

Мы собрали междисциплинарную рабочую группу из дизайнеров, разработчиков дизайн-систем и прототипов, чтобы сформулировать определение продуктивности. Затем мы провели интервью и обсуждения, чтобы убедиться в правильности нашего определения. В итоге мы согласовали окончательную версию, которой и будем руководствоваться в ходе рассмотрения возможных изменений в процессе работы дизайнеров.

Определение дизайн-продуктивности, которое мы разработали вместе с командой:

‍Продуктивность дизайнера - это способность приносить измеримую ценность без ограничений или ненужного усложнения рабочего процесса.

‍Когда вы сформулировали свое определение, пора использовать его на практике и решить, какие показатели учитывать при измерении продуктивности. Вы можете сделать это вместе со своей командой, используя инструменты в Figma, упомянутые ранее. Учтите, что правильные показатели — это те, которые можно отследить, также они должны оставаться релевантными в течение долгого времени на разных этапах рабочего процесса. Определив ключевые метрики, вы можете решить, какую из них сделать приоритетной и учесть в первую очередь.

Определите, что вы хотите измерить

Мы определили три основных показателя, с помощью которых будем измерять продуктивность дизайнеров:

1. Время, затраченное на выполнение рутинных задач — здесь мы имеем в виду, что заинтересованы в создании рабочей среды, в которой дизайнеры смогут проводить больше времени, работая совместно и выполняя творческие задачи.
2. Количество трудностей и время, потерянное на их преодоление — мы знали, что существуют препятствия, замедляющие работу дизайнеров. Мы также понимали, что как только мы их выявим, мы сможем определить их важность и начать решать эти проблемы по одной.
3. Внедрение дизайн-системы — это ключ к тому, чтобы у дизайнеров появился надежный источник информации, на который они могут с уверенностью положиться. Хотя это и не классический показатель для измерения продуктивности, мы использовали его как промежуточный шаг в процессе измерения и разработки наших внутренних инструментов.
   

Ваши показатели могут отличаться от наших, и это нормально. Но важно, чтобы такие метрики были простыми для понимания и понятными каждому, а также помогали вашей команде производить реальные измеримые изменения.

Выявите этапы вашего текущего рабочего процесса

Теперь, когда вы знаете, какие показатели отслеживать, вам необходимо выписать, из каких этапов состоит ваш текущий рабочий процесс. В Spotify дизайн-команды полностью автономны, из-за чего процесс разработки немного отличается от команды к команде. Мы хотели получить представление о различных рабочих процессах, которые встречаются у нас в компании, и использовали эту информацию одновременно и как стартовую точку, и как ориентир для любых изменений в процессе осуществления деятельности. Вторая часть в нашем файле с инструментами - “Фиксируем рабочий процесс дизайнеров” дает вам возможность легко выявить этапы рабочего процесса вашей дизайн-команды.

Использование этого инструмента предполагает, что вы возьмете интервью у своих дизайнеров и инженеров, продуктовых менеджеров или других специалистов, которые тесно сотрудничают с дизайнерами. Попросите каждого опрошенного выбрать какую-то рабочую задачу, например, “разработать новую функцию продукта” и написать план ее выполнения. Чтобы помочь людям точно отобразить и понять, из чего состоят рабочие процессы, мы разбили их на составляющие:

• Описание различных задач
• Обоснование затраченного на выполнение задачи времени
• Какие команды/специалисты были задействованы, а также характер их участия
• Использованные инструменты
• С какими проблемами столкнулись на разных этапах работы

Действуя таким образом, вы получите общую картину вашего рабочего процесса, лучше поймете различия между командами, ключевые проблемы, а также каким образом можно улучшить ситуацию. Наличие нескольких разных описаний рабочего процесса позволяет:

• Понять степень автономности команд и отдельных дизайнеров
• Составить обобщенную, основанную на фактических данных, схему работы
• Выявить факторы, снижающие продуктивность (опираясь на ваше определение продуктивности)
• Разработать живой документ, который станет точкой отсчета для последующих улучшений деятельности дизайнеров в вашей компании

Сгруппируйте полученные выводы для дальнейших действий

Ваши выводы будут другими, но мы решили просто поделиться своими для информации. Полученные нами выводы можно распределить по следующим темам:

• Вовлечение инженеров в рабочий процесс

Четко прослеживалась тема сотрудничества дизайнеров и инженеров. Более тесное взаимодействие этих специалистов сделало процесс работы над проектами более гладким и приятным.

• Управление использованием ресурсов

Дизайн-команда Spotify предлагает множество дизайн-ресурсов, но это привело к тому, что некоторые сервисы оказались перегружены, в то время как другие были менее известны новым дизайнерам и в результате использовались недостаточно.

• Дизайн-системы

Дизайн-команда Spotify разработала и поддерживает впечатляющую дизайн-систему. Конечно, дизайн-система хороша только в том случае, если она постоянно используется, а ее документация дорабатывается по мере роста. Работа, особенно инженеров, над внедрением системы, а также развитие документации - это ключ к тому, чтобы дизайн-система долгое время использовалась успешно.

• Спецификации

Дизайн-команда Spotify недавно перешла на Figma как на основной инструмент работы, и дизайнеры действительно предпочитают его. Однако, поскольку этот инструмент является относительно новым, нам необходимо сгладить недостатки в процессе передачи дизайнов инженерам и создании спецификаций. Задача состоит в том, чтобы найти баланс между автономностью в ходе разработки дизайна и необходимостью создавать единообразные, доступные спецификации, которые сможет понять любой, кто откроет Figma-файл.

• Анимации и прототипирование

Были выявлены определенные трудности, связанные с тем, как дизайнеры подходили к работе с анимациями, что замедляло разработку и создавало сложности для инженеров. Дизайнеры столкнулись с проблемами в процессе реализации динамических прототипов и их преобразования в код.

‍

Сам инструмент и как он работает

Надеемся, что после прочтения этой статьи вам не понадобятся инструкции для использования инструмента. В Figma-файле также есть указатели, которые помогут вам в нем ориентироваться в процессе использования, и мы рекомендуем ознакомиться с этим файлом до проведения каких-либо рабочих совещаний. С учетом сказанного, чтобы вы начали, мы представляем обзор структуры инструмента.

Файл состоит из четырех основных частей и последнего раздела, который поможет вам поделиться своими выводами:

1. Рабочие совещания — вместе дайте определение понятию дизайн-продуктивности и определите показатели для ее измерения
2. Интервью - выявите, из каких этапов состоят ваши текущие рабочие процессы в сфере дизайна, и выпишите их
3. Синтез - разработайте схему, описывающую общий процесс разработки дизайна, определите существующие проблемы и перспективы
4. Основа продуктивности — поделитесь своими выводами относительно продуктивности с остальными сотрудниками, чтобы включить их в процесс улучшения работы

Приоритетным при использовании инструмента является преодоление трудностей, а не просто сокращение времени, затраченного на процесс разработки. При таком подходе у вас будет больше шансов внести значимые улучшения, поскольку вы выявите наиболее важные проблемы производительности и найдете возможности их решения в рабочем дизайн-процессе. Инструмент был создан в рамках более широкого исследования, цель которого состояла в повышении продуктивности и устранении препятствий в процессе разработки дизайна. Когда вы завершите работу с инструментом и составите план дальнейшей деятельности, не останавливайтесь на этом. Теперь вы должны подумать о следующем:

• Подробно опишите каждую обнаруженную возможность: подумайте обо всех выявленных проблемах, укажите, какие обстоятельства свидетельствуют об их наличии, разработайте гипотезы и варианты их решения.
• Выработайте единую методологию определения приоритетности возможностей, а затем решите, над какой из них ваша команда хочет работать в первую очередь.

Имея на руках список открывающихся возможностей, расставленных в приоритетном порядке - каждая со своими доказательствами, гипотезами, вариантами решения — вы будете полностью вооружены для того, чтобы представить себе, какой может стать дизайн-продуктивность в вашей компании, и каким образом вам необходимо действовать, чтобы достичь соответствующих результатов.