Как грамотно расставить приоритеты и работать эффективнее

Например, закончить проект для одного клиента, составить смету для другого, ответить на электронные письма, поработать над финансовым отчетом и т.д.

Когда тебя ожидает так много дел, связанных с разными проектами, расстановка приоритетов становится настоящей проблемой. Эта задача может показаться сложной новым фрилансерам, которые только начинают покорять отрасль и опасаются огромной рабочей нагрузки.

Продуктивность важна, однако еще важнее понять, какие задачи требуют особого внимания. Лишь в этом случае вы сможете действительно эффективно использовать свое время.

Давайте рассмотрим 7 советов о том, как и по каким критериям расставить задачи в приоритетном порядке, если вы столкнулись с трудностями, работая над творческим проектом.

1. Соблюдайте дедлайны

Когда вы работаете с клиентами, наиболее очевидный фактор, определяющий приоритетность и срочность задачи, — дедлайн. Если приближается срок сдачи проекта и вы не успеваете закончить все вовремя, следует сфокусироваться на соответствующей задаче.

Соблюдение сроков — важнейшее условие предоставления клиентам положительного опыта, поэтому большинство дизайнеров понимают, какую значительную роль играют дедлайны при расстановке приоритетов.

Как фрилансер, вы являетесь бизнес-партнером своего клиента и должны нести ответственность за своевременное и качественное выполнение задач. Люди, которые работают много и подходят к организации своего рабочего процесса с умом, считают, что расстановка приоритетов — наиболее эффективный способ получить максимальный результат.

2. Установите промежуточные дедлайны

Если у проекта есть лишь финальный дедлайн, постарайтесь разбить всю работу на несколько этапов или частей. Установите для каждой промежуточной задачи свой срок выполнения. Лишь завершив работу в срок, вы сможете перейти к следующему шагу. Эти дополнительные дедлайны помогут вам грамотно расставить приоритеты.

Таким образом, вместо одного окончательного дедлайна, который кажется далеким, у вас будет четкое представление о том, из каких этапов состоит работа и что необходимо делать прямо сейчас, чтобы завершить ее вовремя.

Вам даже не обязательно сообщать клиенту о тех промежуточных дедлайнах, которые вы для себя определили. Просто используйте их для того, чтобы придерживаться графика и видеть общую картину.

Такой подход скажется и на других проектах, над которыми вы работаете в данный момент. Если в одном из них возникнут непредвиденные обстоятельства, вам может потребоваться дополнительное время, изначально отведенное на выполнение других задач. Придерживаясь графика, вы можете эффективно расставить приоритеты, а не просто бездумно тратить время на то, чтобы наверстать упущенное.

3. Подумайте о последствиях

В жизни каждого дизайнера наступает момент, когда он просто не понимает, как же сделать все вовремя. Если вашего внимания требуют сразу несколько задач, и вы не знаете, как расставить приоритеты, подумайте о последствиях невыполнения работы или несоблюдения сроков. Скорее всего, они будут отличаться от одной задачи к другой.

Например, если вы не успеете закончить проект одного клиента к дедлайну, последствия будут катастрофическими. Может быть, от того, завершите ли вы свою работу к определенной дате, зависят другие важные мероприятия, например, маркетинговая кампания. Однако если вы немного отстанете от графика в другом проекте, никаких серьезных последствий не наступит. 

Еще один фактор, который следует принять во внимание, — отношения с конкретным клиентом. Если вы работаете с клиентом давно и всегда соблюдали сроки, он, скорее всего, войдет в ваше положение (все зависимости от ситуации). Если же вы работаете с новым клиентом и надеетесь продолжить сотрудничество с ним, а также хотите, чтобы он порекомендовал вас своим знакомым, важно наладить отношения и выполнить работу в приоритетном порядке, даже в ущерб другим задачам.

4. Учитывайте порядок расчетов

Важно также учесть, как выполнение задачи скажется на получении оплаты. Может быть, речь о проекте, в котором вознаграждение предусмотрено за выполнение каждого этапа. Если вы всего лишь в нескольких шагах от достижения одной из подобных вех, вам, возможно, стоит уделить больше внимания этой работе, чтобы быстрее получить оплату.

Кроме того, может возникнуть ситуация, когда клиент уже перевел всю сумму, и вам необходимо завершить проект. Такая задача будет приоритетной, ведь клиент уже заплатил за ваше время.

Если вы фрилансер, вы всегда должны помнить о деньгах. Проанализировав свою финансовую ситуацию, а также порядок и сроки перечисления вознаграждения, вы поймете, над чем именно нужно работать, чтобы выстроить по-настоящему эффективный бизнес.

5. Оцените, сколько времени требуется

В некоторых случаях за наше внимание конкурируют две или более одинаково срочных задачи. Однако обычно для их выполнения требуется разное количество времени.

Я предпочитаю отдавать приоритет работе, которая занимает меньше времени, чтобы быстрее вычеркнуть ее из своего списка дел и иметь возможность более эффективно сфокусироваться на оставшихся задачах.

6. Ставьте цели на месяц и отталкивайтесь от них

Поставив цели, вы сможете определить, какие именно задачи внести в список дел. Этот процесс станет немного проще, если прежде чем составлять список дел на день, вы посмотрите на ситуацию в целом. Попробуйте начать с определения целей на месяц. Затем подумайте, какие конкретные действия или задачи необходимо выполнить, чтобы достичь результатов.

Запланируйте самые срочные дела — те, у которых есть дедлайны, и те, которые являются основополагающими для выполнения других задач — на первую неделю месяца. После этого вы можете составить более подробное расписание, разделив задачи на несколько шагов и определив, какие из них нужно выполнить в тот или иной день.

Такой способ расстановки приоритетов гораздо эффективнее, чем попытки решить, над чем работать сегодня, не задумываясь об общей картине. Когда у вас есть списки дел на недели и месяцы, в дополнение к спискам на день, вы можете увидеть, как каждая задача влияет на другие, и в результате приоритеты становятся очевидными.

Кроме того, устанавливайте конкретные финансовые цели, которые помогут вам сохранить мотивацию.

7. Выделите время для своих личных проектов

Помимо работы над проектами клиентов, в жизни каждого дизайнера есть и другие важные задачи: просмотр обучающих видео, чтение интересных книг, доработка собственного сайта-портфолио, ведение блога и т.д.

Обычно все эти дела уходят на второй план, поскольку они кажутся не такими уж значимыми, по сравнению с другими пунктами в вашем списке. Но в долгосрочной перспективе подобные личные проекты, развитие и совершенствование очень важны для вашей карьеры.

Лучший способ не забывать об этих задачах — выделить для них время в своем расписании. Примите решение, что будете посвящать им минимум 10% своего времени (или другое количество), и запланируйте на каждую неделю проекты и мероприятия, которые помогут вам достичь новых профессиональных высот.

Если вы этого не сделаете, то, скорее всего, вы никогда не займетесь собственным развитием, поскольку новые более важные задачи будут появляться постоянно.

Дополнительные советы

1. Сведите к минимуму перерывы и помехи

Если вы одновременно работаете над несколькими проектами, вы не сможете постоянно отвлекаться на неожиданные телефонные звонки и при этом эффективно выполнять свою работу. Исследования показывают, что даже короткие перерывы могут катастрофически сказаться на вашей продуктивности.

Вы каждый раз теряете ход мысли, и поэтому тратите на работу больше времени, чем планировали. В крайних случаях слишком частые паузы могут привести к срыву сроков.

Как же свести к минимуму подобные перерывы:

• Планируйте звонки. Сообщите своим клиентам, что отвечаете только на запланированные звонки. Попросите их заранее отправить электронное письмо, когда они захотят поговорить с вами. Также отметьте, что вы отвечаете на короткие вопросы письмом.
• Специальные часы. Некоторые фрилансеры выделяют на созвоны с клиентами час или два в день. Если вы решили сделать так же, сообщите, в какое время вы будете свободны. Вы можете работать над менее важными задачами, пока ожидаете звонка.
• Наймите ассистента, который будет фильтровать звонки. Если ваши клиенты привыкли, что вы всегда на связи, это может быть лучшим решением. Они получат возможность сразу поговорить с живым человеком, а помощник быстро сообщит вам, если возникнет какая-то чрезвычайная ситуация.

Если эти варианты не работают, а клиент требует, чтобы вы постоянно были на связи, потребуйте дополнительной оплаты за эту услугу.

2. Устанавливайте сроки с запасом для выполнения важных задач

На самом деле, несмотря на все усилия, большинство фрилансеров недооценивают время, необходимое для реализации проекта, ведь процесс включает множество переменных. Поэтому здесь легко ошибиться.

Лучший способ не пропустить дедлайн из-за неправильной оценки сроков или непредвиденных обстоятельств — попросить немного больше времени для завершения проекта, чем вы запланировали.

Это даст вам возможность поработать над другими приоритетными задачами, если что-то пойдет не так. Если же все хорошо, вы всегда можете сдать проект раньше срока.

3. Поддерживайте связь с клиентами

Еще один важный совет при работе с несколькими клиентами — регулярно поддерживать связь с каждым из них. Это не значит, что вы должны заваливать их электронными письмами или назначать многочисленные встречи. Но когда речь идет о длительных проектах, обязательно связывайтесь с ними, особенно по завершении конкретного этапа, и быстро отвечайте на их письма.

Также важно сообщать о любых проблемах или вопросах, которые у вас возникли. Как можно скорее поставьте клиента в известность, если не успеваете выполнить работу вовремя. Если клиент всегда будет в курсе того, как продвигается работа над его проектом, он сможет более эффективно строить планы на будущее.

4. Выполняя задачу, следуйте инструкциям

Одна из основных причин неудовлетворенности клиентов — фрилансеры, которые не следуют инструкциям. Если вы новичок в этом деле, вы, возможно, думаете: “Я бы никогда так не поступил”. Но когда вы торопитесь, неправильно понять указания клиента или перепутать инструкции разных клиентов очень просто.

Чтобы убедиться, что вы все делаете правильно, несколько раз просмотрите все свои переписки с клиентом, прежде чем приступить к работе, а также возвращайтесь к ним на разных этапах реализации проекта. Если вам что-то непонятно, сразу же спросите об этом.

5. Дайте клиентам больше, чем они ожидают

Последний совет, который касается работы с несколькими клиентами одновременно, касается их удержания. В отличие от традиционной работы, где работодатель обычно выплачивает сотрудникам при увольнении выходное пособие, ваши клиенты могут прекратить отношения с вами в любой момент без дополнительных компенсаций. Поэтому, естественно, вы заинтересованы в том, чтобы они были довольны.

Один из способов сделать так, чтобы клиенты возвращались к вам снова и снова — превзойти их ожидания. Это можно сделать следующим образом:

• Досрочно закончить проект
• Привлечь внимание клиента к информации, которая может ему помочь
• Прорекламировать проект клиента через свои социальные сети и т.д.

6. Составьте список основных задач и расставьте приоритеты

Такой список поможет вам не упустить важные задачи, которые необходимо выполнить. Конечно, вам все равно нужно будет расставить их в приоритетном порядке, чтобы знать, что делать в первую очередь.

Сначала запишите все, что требуется сделать в рамках проекта, а затем определите наиболее важные и срочные задачи. Приложив совсем немного усилий, вы составите список приоритетных дел, который поможет вам оставаться на верном пути.

7. Поймите, что расстановка приоритетов — не точная наука

Если составить список дел легко, то правильно расставить приоритеты — намного сложнее. Иногда вам придется опираться на свою субъективную оценку. Однако со временем у вас будет получаться все лучше и лучше, а на управление проектом станет уходить меньше времени и усилий.

Приложения для управления проектами, которые подойдут дизайнерам и фрилансерам

Грамотное управление проектами — важный аспект эффективной работы, который определяет, насколько приятным будет опыт клиентов. Вне зависимости от того, фрилансер ли вы, сотрудник маленького агентства или член большой команды, вам придется часто общаться с клиентами и учитывать множество деталей.

Необходимо иметь надежную систему управления проектами. В этом может помочь специальное программное обеспечение. Вот несколько наших любимых приложений с отличным функционалом:

• Basecamp
• Active Collab
• Mavenlink
• Smartsheet

Заключение

Хотя навык расставлять приоритеты нельзя назвать одним из самых эффектных, для фрилансера или дизайнера — это необходимость. Следуя советам из этой статьи, вы сможете надлежащим образом расставить рабочие задачи в порядке приоритетности. Помните о тех факторах, которые необходимо учитывать, и у вас все получится. Сделайте управление проектами своей сильной стороной!