Как найти время для дизайна?

За последние несколько месяцев я заметил, что все больше и больше дизайнеров в Интернете жалуются на то, что им не хватает времени на разработку дизайна.

У них насыщенное расписание дня, полное собраниями, и, если повезет, им перепадает максимум час времени для проектирования макета.
В этом нет ничего нового, я сам был в этой шкуре. Я видел, как дизайнеры жалуются на это на протяжении всей моей карьеры. Я тоже это делал.

Я также видел менеджеров, пытающихся решить эту проблему. У меня было слишком много встреч, и, что самое смешное, результатом было то, что я тратил еще больше времени на обсуждение этой проблемы, пытаясь исправить ситуацию. Ха-ха!

Конечно, менеджеры имеют свою долю ответственности, в конце концов, часто именно они назначают большинство повторяющихся встреч. Но что насчет самих дизайнеров? Неужели мы просто пассивные жертвы системы, которая пытается утопить нас в собраниях?

Конечно, нет. Если у вас нет времени на проектирование, то это также и ваша вина.

Но я здесь не для того, чтобы указывать пальцем на виновных. Как дизайнер, я не люблю просто находить проблемы, я люблю их решать. Вот почему я хочу поделиться некоторыми советами, которые помогли мне освободить часть моего времени от собраний, и я надеюсь, что они смогут помочь и вам тоже.

1. Заполняйте свой календарь

‍Вот твоя первая ошибка:

Если ваш Google календарь на следующий месяц содержит много пустых ячеек, о чём это говорит? Складывается впечатление, что вы довольно свободны, и я могу забронировать встречу в любое время. Вы не успеете оглянуться, как ваш календарь заполниться под завязку.

Чтобы избежать этого, вы можете зарезервировать 2-4 часа ежедневно для разработки дизайна.

Назовите это как есть — время для дизайна — и строго следите за расписанием. Не соглашайтесь на встречи, которые предлагаются на это время, если только это не что-то чрезмерно важное и исключительное.

Но не заполняйте весь календарь. Это даст вам точно такой же результат, как если бы он был пуст. Если люди хотят забронировать время для встречи с вами, вы должны иметь пустые слоты. В противном случае, они будут воспринимать ваше "время для дизайна" как свободное время и будут игнорировать ваше расписание.

Если вы думаете, что вы не можете выделить такой большой блок времени, позвольте мне сказать вам, что вы определенно можете это сделать.

Например, в "Shopify" каждая среда свободна от встреч. Всем рекомендуется избегать назначения встреч в этот день, а также это дает вам право отказаться от любого приглашения.

Это правило исходит от нашего руководства, и я очень его люблю. Это показывает, что руководство компании понимает, что людям нужно время, чтобы сделать свою работу.

Если Shopify может сделать это, я не вижу причин, почему другие компании не могут.

Вам даже не обязательно нужно ждать для этого всю свою компанию, вы всегда можете начать с малого и стремиться сделать что-то подобное только в своей команде.

Если ваша компания работает таким образом, что вы просто не можете зарезервировать день или большой промежуток дня для проектирования, по крайней мере, вы можете подтолкнуть их в этом направлении.

2. Не бойтесь отказываться от встреч

‍Дело вот еще в чем: я уверен, что компания не хочет платить вам за лишние встречи, по крайней мере, им не следует этого делать.

Если вы отказываетесь от встречи, потому что работа, которую вы должны выполнить, имеет высокий приоритет, вы на самом деле делаете все правильно. Они не должны наказывать или отчитывать вас за это.

К сожалению, мои слова не означают, что этого не произойдет. Если ваша компания или руководитель отговаривают вас от выполнения работы в пользу лишних встреч, может быть, вы захотите пересмотреть свое положение и поискать место или команду, которая больше заботится о выполнении работы, чем о том, чтобы поговорить о ней.

Всё это с оговоркой, что работа, которую вы делаете, на самом деле имеет приоритет над встречей, от которой вы отказываетесь.

3. Предложите другое время

‍Вот функция календаря, которой, по моим наблюдениям, пользуется недостаточно много людей — предложение другого времени.

Это хороший способ отстоять свое время для проектирования и всё равно попытаться присутствовать на встречах, которые вы не хотите пропустить.

Возможно, это не так хорошо работает для встреч в большой группе, но для небольших групп, это, вероятно, хорошее решение.

Иногда все, что нужно — это отложить встречу на час. И, вуаля, у вас есть пара часов для дизайна без перерывов.

4. Уважайте ваше время

‍Если вы назначаете встречу и хотите выразить уважение ко времени вашей аудитории, важно, чтобы вы четко определили повестку дня и цель встречи и описали это в приглашении.

Это может помочь вашим коллегам решить, нужно ли им присутствовать или нет.

Если вы будете так делать, то вы можете начать просить других делать то же самое. Если кто-то хочет занять часть вашего времени, он должен, по крайней мере, приложить незначительные усилия, чтобы сообщить вам для чего это нужно. Если они этого не делают, вы можете вернуться к пункту 2.

Во время встречи сразу же переходите к делу.

В наше время приятно и совершенно нормально начинать встречу с короткого светского разговора о погоде. Я не осуждаю это.

Что я действительно осуждаю, так это трату больше чем пары минут на пустую болтовню. Потому что обычным следствием такого поведения становятся затянувшиеся по времени собрания или, что еще хуже, назначение дополнительных обсуждений.

Не говоря уже об эффекте домино, который влияет на все остальные ваши встречи, если у вас насыщенный день.

По моему опыту, это часто случается, когда на собраниях присутствуют только низкопоставленные специалисты. Я не вижу, чтобы это происходило так часто, когда присутствует высокопоставленная заинтересованная сторона. Почему?

Потому что такие люди уважают свое время. Так спросите себя, почему вы не уважаете свое собственное?

То же самое относится и к завершению встречи. Если вы закончите раньше, не думайте, что должны использовать то время, которое осталось, для продолжения разговоров. Это ваше время, используйте его с умом.

5. Не начинай день с электронной почты или Slack

‍Не начинайте свой день с погружения в Slack или с проверки электронной почты.

Люди не часто назначают встречи на раннее утро, по крайней мере, в тех местах, где я работал. Воспользуйтесь этим и сделайте так, чтобы у вас было время на дизайн.

Вы можете проверить свои сообщения в Slack или электронную почту в свободный промежуток времени в течение дня. Если у вас есть 30 минут или даже час между двумя собраниями, маловероятно, что вы сможете сделать многое, если начнете что-то проектировать. Поэтому смело используйте это время для Slack и электронной почты.

У меня были дни, когда я был так сосредоточен на работе, что совершенно забывал проверить Slack или электронную почту. Думаете, я пропустил что-нибудь важное? Нет.

Если есть что-то действительно срочное, то оно найдет тебя само. Просто убедитесь, что вы включили уведомления в Slack.

6. Сделай перерыв

‍Я знаю, это звучит очень противоречиво. Но когда у вас есть день, полный встреч и всего пару часов на работу, вы можете почувствовать искушение пойти ва-банк и не остановиться, даже чтобы перевести дух.

Я немного коснулся этой темы в своей статье "Как проектировать с любовью", где упомянул исследование, в котором исследователи обнаружили, что существует реальный предел времени, в течение которого человек может сконцентрироваться на одной задаче без перерыва. Очевидно, что это меньше часа, так что на самом деле вы не делаете себе или своему работодателю никаких одолжений, работая несколько часов подряд без перерыва.

Даже если вам осталось работать всего пару часов, подумайте о том, чтобы сделать перерыв посередине. Иногда это именно то, что нужно, чтобы сделать прорыв.

С учетом всего вышесказанного, я не призываю вас прерывать свой поток вдохновения. Если вы на волне и полностью включены в работу, продолжайте в том же духе. Просто будьте в курсе уровня вашей энергии и постарайтесь понять, когда вы сможете извлечь выгоду из короткого перерыва.

7. Не делайте еженедельных встреч

‍Мы экспериментировали с 4-дневной рабочей неделей этим летом в Shopify.
Я заметил, что это заставило людей переосмыслить то, как планировались некоторые из повторяющихся встреч. По умолчанию они почти всегда происходят еженедельно, но вы когда-нибудь задумывались, почему?

Неделя, по сути, выдуманная концепция, зачем мы привязываемся к ней?

Мой личный опыт с еженедельными собраниями заключается в том, что часто они попадают на один и тот же день недели. Все заканчивается тем, что вы теряете все силы на них и не имеете возможности сделать хоть что-то еще в остаток дня.

Вы видите, сколько часов мы теряем каждую неделю?

Обычно эти встречи предназначены для планирования.

Для того, чтобы проводить эти встречи в 2 раза реже, вам просто нужно скорректировать ваш способ планирования и способствовать выравниванию асинхронизаций.

На самом деле, я заметил, что наличие этих повторяющихся встреч задает темп работы, который может быть не лучшим для вашей команды. Может быть, ваш проект мог бы двигаться намного быстрее, если бы команда делилась прогрессом ежедневно, но вместо этого все ждут еженедельного обсуждения.

Это зависит от тебя!

‍Не знаю как вы, но я не могу проектировать по требованию. Я должен быть в правильном состоянии разума и иметь энергию и время, чтобы сделать что-то значимое.

Если вы хотите делать качественную работу, вам придется сделать выбор. Вы можете либо продолжать жаловаться и надеяться, что кто-нибудь придет и очистит ваш календарь, либо вы можете взять на себя ответственность и распоряжаться своим временем сами.

Как дизайнер, ваша работа заключается не только в том, чтобы делать макеты. Вам нужно собрать нужное количество информации и пересмотреть все вместе со своими коллегами.

Это не может быть сделано должным образом, если вы не в состоянии управлять своим собственным временем.

Заключение

‍Я надеюсь, что вы сочли эти советы полезными! Они, безусловно, помогли мне выделить больше времени для проектирования. В заключение я расскажу вам личную историю, которая, надеюсь, послужит вам доказательством.

С тех пор, как КОВИД ударил по Канаде, как и многие другие, я застрял дома, работая и выполняя родительские обязанности на полную ставку. Моя жена-дизайнер находится в одной лодке со мной, так что у нас не было другого выбора, кроме как скорректировать наше расписание. Я провожу с дочерью утро, а это значит, что я начинаю работать только в час дня, иногда в два, что в конечном итоге приводит только к 4-х часовому перекрытию с моей командой.

Благодаря помощи и пониманию моей команды, и после перемещения некоторых из наших повторяющихся встреч, мы сделали так, чтобы эта система заработала.

Мы использовали инструменты, такие как комментарии в Slack и Figma, которые позволяли нам поддерживать связь асинхронно.

Внезапно половина моей рабочей недели автоматически стала свободной от встреч. Иногда мы даже использовали это специально как способ сконцентрироваться на работе над дизайном. Я забирал проект с того места, где остановилась моя коллега, а затем, прежде чем закончить свой рабочий день, оставлял несколько комментариев по своим правкам, чтобы она могла вернуться к проекту на следующее утро.

Это требует немного дополнительных усилий, но если вы готовы действовать, вы определенно можете заставить эту систему работать эффективно.