Как работает процесс найма дизайнеров в Правительственной цифровой службе Великобритании

За последние несколько лет команды дизайнеров Правительственной цифровой службы Великобритании (Government Digital Service, далее — GDS) и Секретариата кабинета министров значительно выросли. В связи с этим процесс найма сотрудников постоянно меняется и совершенствуется.

Из этой статьи вы узнаете, как сегодня происходит набор дизайнеров в GDS. Он направлен на то, чтобы дизайнеры имели равные возможности для получения работы в GDS.

Для этого важно правильно организовать процесс найма. Мы хотим точно знать, что видим лучшее в каждом кандидате, не теряем время, и не исключаем тех, кто идеально подходит на конкретную должность.

Прием на государственную службу

У государственной службы есть особый метод найма людей, основанный на так называемых Профилях Успеха.

Они учитывают опыт, способности, сильные стороны, технические знания и поведение кандидатов. С их помощью отбор сотрудников происходит более последовательно и справедливо.

В дополнение к Профилям Успеха для каждой отдельной должности мы также используем Требования к уровню знаний цифровых технологий и специальной информации (DDaT) для разработки дизайна, ориентированного на пользователя. Это помогает определить уровни навыков и опыта каждого из соискателей.

Оба этих документа определяют критерии, по которым мы оцениваем заявки, проводим собеседования, чтобы быть уверенными, что получаем полное впечатление о кандидатах.

Процесс найма

Для закрытия каждой вакансии формируется комиссия из 3-4 человек, которые рассматривают заявки, участвуют в собеседованиях и оценивают кандидатов. В ее составе только один человек может не быть дизайнером.

Мы стремимся быть олицетворением общества, которому мы служим. Поэтому рассматриваем кандидатов независимо от их пола, расы и других этнических признаков.

Процесс подбора персонала выглядит следующим образом:

1. Знакомство с описанием вакансии. 
2. Отклик на вакансию. 
3. В случае успеха получение приглашения на собеседование. 
4. Прохождение дистанционного собеседования. 
5. В случае успеха получение предложения о работе. 
6. Если предложение принято, получение уведомления о приёме на работу и прохождение проверки службы безопасности.
7. Согласование даты начала работы. 
8. Начало работы. 

Описание вакансии

Все наши вакансии размещены на сайте GDS Careers. Мы сделали их описания более информативными, убрав специфические термины и требования к наличию высшего образования или опыта в программировании.

Отклик на вакансию

Когда люди откликаются на вакансию, они направляют сопроводительное письмо и резюме, в котором должна быть ссылка на портфолио с работами. При необходимости не забудьте дать доступ к портфолио.

Оно помогает нам увидеть проекты, над которыми работали кандидаты, различные подходы, которые они использовали для решения поставленных задач, качество их дизайнерской работы, а также то, как они умеют думать. 

Портфолио может быть набором слайдов, веб-сайтом или чем-то, что наглядно демонстрирует их работу. Иногда соискатели не могут показать проект из соображений конфиденциальности. В таком случае мы просим их описать процесс работы в целом, без конкретики. 

Помимо портфолио и резюме, кандидаты также должны предоставить сопроводительное письмо. Как правило, его объём не должен превышать 2 страниц. С его помощью мы сможем понять, почему соискатель заинтересован в этой должности и как, по его мнению, его навыки и опыт соответствуют описанию вакансии. Кроме того, в сопроводительном письме следует рассказать о себе, что также будет принято комиссией во внимание.

В настоящее время заявки от кандидатов на дизайнерские позиции в GDS не являются анонимными. Это связано с тем, что портфолио является неотъемлемой частью процесса найма, и у многих людей нет возможности предоставить его обезличенный вариант. 

Отсев кандидатов

По истечении крайнего срока подачи заявок комиссия рассматривает резюме, сопроводительное письмо и портфолио каждого кандидата на соответствие критериям описания вакансии. Это называется процессом отсева.

Он помогает убедиться, что мы работаем только с теми, кто потенциально подходит нам по уровню навыков и опыта, необходимых для этой должности. Поэтому кандидатам рекомендуется тщательно проверять, действительно ли они подходят под каждое требование вакансии.

Члены комиссии отбирают заявки независимо друг от друга, а затем сравнивают свои оценки. В тех случаях, когда есть разногласия по одним и тем же критериям, они обсуждают причины и согласовывают единую оценку.

Кандидатов с наивысшим баллом приглашают на собеседование. Это, как правило, 5–7 претендентов на одну должность. Это означает, что если мы получили много заявок, некоторые квалифицированные дизайнеры могут не дойти до этапа собеседования.

Собеседование

Собеседование проводится дистанционно и длится примерно 1,5 часа. Типичный сценарий интервью:

• Подтверждение личности кандидата.
• Подготовка к первому вопросу (20 минут).
• Ответ на первый вопрос (10 минут).
• Презентация 2 проектов из портфолио (15 минут).
• Ответ на 5 поведенческих вопросов (25 минут). 

Прим. Стандартный тип вопросов, которые использует работодатель в поведенческих интервью для выяснения образа действия кандидата; обычно начинаются с фраз "Расскажите о том времени, когда..." или "Можете ли вы описать ситуацию, в которой..." (напр., кандидата просят рассказать об опыте работы с сотрудниками, которые испытывали неприязнь друг к другу). Источник: multitran.ru

• Обсуждение любых вопросов (10 минут).

На собеседовании всем задают одинаковые вопросы, основанные на критериях, указанных в разделе «Чем вам предстоит заниматься» в описании вакансии.

В первом вопросе кандидатов просят подробно описать сценарий его действий при работе над проектом. Поскольку этот вопрос требует времени на обдумывание, мы предоставляем примерно 20 минут на подготовку ответа. Иногда мы даем всем кандидатам задание за день до собеседования. Мы ждем от них объяснение того, какой подход они будут использовать в предложенной ситуации.

Остальные вопросы более короткие. Лучшими ответами на них будут примеры ситуаций, которые демонстрируют, что кандидат обладает навыками, опытом и поведением, соответствующими описанию вакансии.

Мы также просим соискателя презентовать один или два проекта из портфолио. Здесь нам интересен как подход и методы, которые он применял, так и в готовые результаты.

Во время интервью члены комиссии оценивают кандидатов индивидуально. Затем комиссия собирается, подводит итоги, обсуждает кандидатов более детально и принимает окончательно решение.

В заключение мы даём обратную связь всём кандидатам, которые не прошли этот этап. Отзыв, как правило, состоит из пары абзацев и обобщает оценку комиссии по критериям выставления баллов. Он включает те области, в которых кандидат не представил достаточных доказательств и которые он мог бы улучшить. Это будет ему полезно при дальнейших поисках работы.

Предложения о работе

Далее мы отправляем успешным кандидатам предложение о работе. Размер предлагаемой заработной платы будет минимальным от заявленной. Далее мы оцениваем навыки и опыт, продемонстрированные во время собеседования, в соответствии с Требованиями к уровню знаний цифровых технологий и специальной информации (DDaT) для разработки дизайна, ориентированного на пользователя для каждой отдельной дизайнерской должности. Там описаны навыки и опыт, необходимые для дизайнеров, занятых на работе в правительственной службе.

Затем кандидату будет предложена дополнительная надбавка сверх его базового оклада в соответствии с уровнем его квалификации. Из нее мы не делаем отчисления в пенсионный фонд. Уровень квалификации дизайнеров пересматриваются ежегодно. Только те, кто прошел испытательный срок, который составляет 6 месяцев, имеют право на новую переоценку навыков.

Успешных кандидатов может быть больше, чем количество должностей. В таком случае предложение получат те соискатели, которые наберут наибольшее количество баллов. Другие кандидаты будут добавлены в резервный список. С ними могут связаться в ближайшее время, если откроется новая вакансия. И им не придется снова проходить собеседование.

Прохождение службы безопасности

Для работы на государственной службе людям нужен допуск к секретным материалам. Существуют разные уровни допуска, и процесс прохождения службы безопасности может занять от 2 до 8 недель.

Онбординг (адаптация новых сотрудников)

Опыт вступления в новую должность может существенно повлиять на общее отношение к работе. Поэтому мы приложили усилия, чтобы понять, как сделать так, чтобы новым сотрудникам было максимально комфортно адаптироваться.

Мы знаем, что между получением предложения о работе и началом деятельности в GDS может пройти некоторое время, которое требуется для подписания приказа о принятии на работу и получения допуска от службы безопасности. Этот период может быть как приятным предвкушением, так и вызывать у человека чувство неопределенности.

По этой причине в течение этого периода мы поддерживаем связь с новыми сотрудниками. Отправляем им электронные письма до и после того, как они приступят к обязанностям, в которых постепенно знакомим их с организацией работы в GDS, и с тем, что им необходимо знать.

К тому времени, когда дизайнер становится членом команды, у него уже есть линейный менеджер и человек, который его всему обучит.  Также, скорее всего, он уже получил свой ноутбук и все необходимое для работы программное обеспечение.

Как только дизайнер становится частью команды, мы создаем для него возможности для знакомства с другими дизайнерами и коллегами из GDS, для наблюдения за другими командами и прохождения необходимого обучения.

Развитие карьеры

После того, как человек присоединился к GDS, у него появляется множество возможностей получить новые навыки и опыт. Он может подать заявку на повышение по службе, перейти в другие отделы или продвинуться по карьерной лестнице иным образом.

Раз в год можно подать заявление на получение дополнительной надбавки к зарплате. Ее можно получить, если будет признано, что за это время дизайнер приобрел дополнительные навыки.

Чтобы получить повышение и новую должность (например, будучи синьор-дизайнером стать руководителем), необходимо откликнуться на интересующую вакансию. Возможно, вместе с другими внутренними или внешними кандидатами.

Этот подход является открытым и честным, но человеку приходится ждать, когда появится интересующая его должность. Хорошей новостью является то, что есть и другие способы получения необходимого опыта.

Например, продвижение по службе может быть организовано без необходимости проходить полный процесс найма. Для этого лишь требуется истечение определенного периода времени. Это позволяет членам команды получить опыт более высокого уровня через конкретный промежуток времени.

Дизайнеры также могут попробовать себя в различных направлениях в дизайне. Например, разработчик услуг может временно поработать дизайнером взаимодействия, чтобы получить опыт в прототипировании.

Процесс продвижения по службе обычно занимает от 6 до 12 месяцев. После чего может быть объявлено о возможности занять новую должность на постоянной основе. К тому времени дизайнер приобретет ценные навыки и опыт, которые увеличат его шансы на получение должности, на которую он претендует.

Постоянные улучшения

Мы стараемся постоянно улучшать процессы найма и адаптации, чтобы они были справедливыми и максимально удобными для соискателей. Когда люди присоединяются к команде, мы хотим, чтобы они чувствовали себя частью корпоративной культуры и организации, которая инвестирует в их развитие.

Мы считаем, что разноплановые команды — это более сильные команды, которые предоставляют более качественные услуги. Мы хотим, чтобы GDS было самым лучшим местом — как для сотрудников, так и для людей, для которых мы создаем дизайн.

В будущем текущий процесс найма и адаптации может измениться. Мы будем продолжать работать над его улучшением.