Секреты тайм-менеджмента: как работать над несколькими проектами одновременно

«Хорошие» новости пришли в пятницу в 13:00: предложенное мною решение понравилось заказчикам. С понедельника мне предстояло работать над двумя крупными проектами одновременно. Дедлайн — два месяца.

Это означало работу в двух командах, с двумя менеджерами по продукту, с разными приоритетами и нехваткой времени у каждого. Я оказался в такой ситуации не первый раз и уверен, что не последний.

В некотором смысле это хорошо. Работа над двумя крупными проектами одновременно гарантирует, что вы не останетесь без дохода, а ваши навыки будут востребованы. Если вы являетесь частью команды дизайн-агентства, вы, возможно, привыкли к такому сценарию, однако все же у вас в распоряжении имеется множество ресурсов, а коллеги могут в любой момент оказать вам поддержку.

Но что если вы, дизайнер-одиночка? Как я выяснил, в этом случае вам необходимо в совершенстве освоить навык, с которым у дизайнеров зачастую возникают проблемы. Речь о тайм-менеджменте ⌛.

Дизайнеры и тайм-менеджмент

О дизайнерах редко думают как о людях, умеющих грамотно распоряжаться своим временем. Возможно, отчасти это оправдано (многие из нас неорганизованны), но обычно все сводится к трем ключевым аспектам:

1. Мы творческие личности, и нам всегда кажется, что наша работа не закончена.
2. Мы эффективны, когда фокусируемся на чем-то одном, не отвлекаясь (а так получается далеко не всегда).
3. Другие люди часто не до конца понимают, как организован процесс проектирования и из каких этапов он состоит.

Что касается первого пункта, дизайнеры всегда боролись с этим ощущением — нам сложно понять, когда проект завершен. Мы можем бесконечно исправлять мелкие недочеты, улучшать юзабилити и взаимодействия, поэтому процесс проектирования зачастую растягивается и занимает все отведенное время.

Именно поэтому дизайнеры время от времени пытаются создавать чек-листы для проверки готовности макетов.

Однако это не единственная причина наших проблем с тайм-менеджментом. Дизайнерам необходимо время, чтобы увидеть общую картину и понять, как все элементы сочетаются друг с другом. Поскольку его зачастую не хватает, мы становимся менее продуктивными и вынуждены многократно возвращаться и вносить правки в свои макеты.

Наконец, проблема восприятия: некоторые считают, что дизайн готов, если он выглядит привлекательно и целостно. Но это не так. За кадром остается множество дополнительных задач:

• информационная архитектура,
• дизайн взаимодействия,
• копирайтинг,
• визуальное выравнивание и т.д.

Поэтому со стороны может показаться, что мы слишком долго возимся с «почти готовым» дизайном.

Тайм-менеджмент имеет решающее значение, когда вы работаете над несколькими проектами одновременно. Так что же делать, если это ваше слабое место? Лучший способ, который я нашел, — разбить свой день на временные блоки по методу глубокой работы.

Дизайнеры и глубокая работа

Глубокая работа — это концепция, которая была популяризирована Кэлом Ньюпортом, писателем и профессором Джорджтаунского университета. В одноименной книге он утверждает, что рабочий день многих людей состоит из поверхностной работы, такой как ответы на электронные письма, телефонные звонки и встречи. Она требует меньше времени и внимания.

Однако некоторым наиболее продуктивным людям, в том числе и ему самому, необходимы периоды глубокой работы, чтобы по-настоящему сосредоточиться на одном деле и довести его до конца. Пример — «недели размышлений» Билла Гейтса, когда он уезжает в уединенное место, откладывает в сторону все другие дела и усиленно обдумывает проблемы своей компании.

Кэл Ньюпорт утверждает, что 4 часов глубокой работы в день достаточно для выполнения даже самых монументальных задач, таких как написание докторской диссертации или проведение научных исследований.

Периоды глубокой работы необходимы и дизайнерам, ведь они должны тщательно продумать каждую деталь интерфейса и все возможные взаимодействия с ним. Вам не обязательно непрерывно работать по 4 часа. Некоторые методики, например Pomodoro, позволяют выполнять глубокую работу небольшими фрагментами (по 25–30 минут).

Чем больше времени вы уделяете глубокой работе, тем более вы продуктивны. Это просто необходимо, если вы ведете несколько проектов одновременно.

Как же внедрить этот подход в процесс проектирования?

Самое важное — ваш календарь

Планирование рабочего времени — ваш главный приоритет. Если у вас есть четкое расписание, другие члены команды знают, когда вы заняты, а когда — свободны. В отведенные периоды вы можете сфокусироваться на своих задачах, не беспокоясь, что вас будет кто-то отвлекать.

Мне доводилось работать в компаниях, которые, казалось, мстили сотрудникам, постоянно вызывая их на совещания и созвоны, если у тех в календаре было больше двух свободных часов.

Если вы не потратите время на составление расписания, кто-нибудь обязательно прервет вашу работу, например, назначит встречу, и вырвет вас из потока. А сидя на совещании, вы вряд ли сможете параллельно сделать что-то толковое.

Многозадачность — это миф

Один из лучших уроков тайм-менеджмента я получил от знакомого программиста. 

Всякий раз, когда совещания превращались в разговор между двумя людьми (а это происходит довольно часто), он спрашивал, необходимо ли дальнейшее присутствие всех остальных участников (включая его самого) или можно вернуться к работе.

Причем не имело значения, кем были ли эти два человека, он всегда хотел вернуться к выполнению своих задач. В большинстве случаев это срабатывало: либо мы все переходили к следующей теме, либо остальную часть команды отпускали.

Просьба уйти, вместо того чтобы оставаться и «работать в режиме многозадачности» (т.е. в фоновом режиме), в долгосрочной перспективе часто обеспечивала более высокую продуктивность. Причина в том, что, даже если вы на 99% уверены, что вас не вызовут во время совещания, трудно полностью сосредоточиться на работе, когда кто-то бубнит на заднем плане.

Миф о многозадачности довольно распространен, но, к сожалению, это всего лишь миф. Вместо многозадачности вы на самом деле быстро переключаетесь между разными задачами, что лишь снижает вашу эффективность.

Да, отпроситься с совещания пораньше действительно страшно, но эта смелость может подарить вам несколько дополнительных минут глубокой работы. В конце концов, если у вас в календаре запланирована встреча до 14.00, а вы ушли в 13.30, вас никто не побеспокоит еще полчаса. Это не так уж много, но хватит, чтобы выполнить несколько небольших задач.

Разбивайте проекты на задачи и решайте их по мере возможности

Часто первое, что вам нужно сделать в новом проекте, — встретиться с продакт-менеджером и создать список UX-задач/пользовательских историй. Это позволит разбить всю работу на фрагменты, на которых можно будет сфокусироваться в запланированные отрезки времени.

Неважно, используете ли вы специальное ПО для отслеживания производительности, например, JIRA или Trello, или нет, когда мы разбиваем большой проект на задачи, мы можем эффективнее продвигаться к достижению более масштабной цели и грамотно расставлять приоритеты.

Например, может случиться так, что проект A в целом важнее проекта B, но одна конкретная задача проекта B имеет приоритет перед задачами проекта A.

Такое нередко бывает при редизайне: один экран невозможно заменить полностью (например, приветствия), поэтому команда проекта хочет знать, какие небольшие изменения следует внести в его дизайн. Будь то новые формулировки, перемещение кнопки или другие аналогичные исправления, их можно сделать быстро, поэтому такие задачи часто считаются самыми приоритетными. 

Может быть, за освободившиеся 30 минут вы успеете решить одну подобную задачу. Да, прогресс небольшой, но это лучше, чем ничего.

Составьте реалистичный график, не берите слишком много задач

Научитесь адекватно оценивать время и свои возможности. Одна из причин, по которой у дизайнеров часто возникают проблемы с тайм-менеджментом, заключается в том, что мы не учитываем непредвиденные обстоятельства. Будь то «срочный» email от менеджера проекта, в котором говорится: «Бросьте все и делайте вот это», или плохое самочувствие, вы должны научиться давать себе запас времени.

Именно поэтому необходимо поговорить с членами своей команды и выяснить три важных момента для каждого проекта:

• Каковы временные рамки проекта?
• Какими ресурсами я располагаю?
• Какие еще текущие дела у меня есть?

Первый вопрос часто является самым важным, поскольку он дает вам представление о том, как организована работа команды (и когда от вас ожидают результатов). В конце концов, проект, рассчитанный на 2 месяца, всегда будет требовать гораздо большего внимания и скорости, чем проект, рассчитанный на 12 месяцев. Когда вы знаете график проекта, вам проще определять приоритетность задач и планировать сроки их выполнения.

Другой вопрос, который необходимо выяснить, — какие ресурсы имеются в вашем распоряжении. Даже если вы единственный дизайнер в проекте, вам, скорее всего, будет, к кому обратиться:

• Команды, отвечающие за документацию/написание текстов, — когда вам надо обновить или добавить в продукт контент;
• Команды, которые занимаются исследованием клиентов, — когда вам нужно понять особенности поведения пользователей;
• Служба поддержки клиентов — когда вы хотите узнать болевые точки аудитории и т.д.

Понимание того, к кому можно обратиться в случае затруднений, поможет вам сэкономить много времени. Если у вас есть ежедневные совещания по проекту, вы можете объяснить, в чем заключается ваша проблема, там (и, надеюсь, ваш продакт-менеджер сможет направить вас в нужное русло), но вы также можете написать ему email.

И наконец, прежде чем погружаться в проект, проанализируйте, какие еще текущие задачи у вас есть. Неприятно и неловко приложить массу усилий, пропустить дедлайн, а потом просить перенести его на другую дату.

Реалистично оценивайте свою рабочую нагрузку, чтобы заранее сформировать адекватные ожидания. Вы можете сказать менеджеру проекта: «У меня есть еще один проект, который, как мне сказали, является приоритетным, поэтому мне, возможно, придется иногда бросать все дела и работать над ним». В этом случае он будет иметь более четкое представление о том, почему работа над проектом идет медленнее (или сможет договориться с другим менеджером проекта).

Жонглирование проектами требует понимания силы глубокой работы

Вы поймете ценность глубокой работы, когда начнете участвовать в нескольких проектах одновременно.

Зачастую, если вы не запланируете это в календаре, у вас не будет даже двух непрерывных часов, чтобы полностью сосредоточиться на проектировании. Вам повезет, если у вас появится хотя бы 30 минут между бесконечными встречами.

Это означает, что вам придется максимально продуктивно использовать имеющееся время и находить способы быстро достигать поставленных целей.

Возможно, вы слышали поговорку: «Ограничения порождают творчество». Это справедливо и для дизайна. Я часто замечаю, что самые лучшие и креативные решения приходят в голову, когда у меня есть всего час или даже меньше.

Так что, если вы получили радостную новость о том, что вам предстоит работать над несколькими проектами одновременно, не бойтесь. Теперь вы знаете, что делать!