Оценка времени работы над проектом: 4 эффективные стратегии

«Сколько времени займет дизайн?»

Этот невинный вопрос может обернуться настоящим кошмаром, если вы неправильно рассчитаете сроки работы над проектом.

И на него приходится регулярно отвечать каждому дизайнеру.

Мы должны быть достаточно оптимистичны, чтобы не отпугнуть клиента, но при этом достаточно прагматичны, чтобы не работать на износ в последние ночи перед дедлайном.

Какие же факторы следует принять во внимание, прежде чем давать клиенту какие-либо обещания?

1. Оцените объем работ

Ваша первая задача — собрать максимум информации о проекте и узнать, каким видят будущий продукт заинтересованные стороны. Это может быть непросто, поскольку проекты часто начинаются с расплывчатых требований, которые будут уточнены на этапе исследования пользователей.

Кроме того, объем работ может меняться в процессе работы и выходить за первоначальные рамки, а дополнительные функции могут существенно увеличить сроки.

Хорошая новость — чтобы предотвратить подобные ситуации, существует специальный документ, который должен быть создан владельцем продукта на начальных этапах работы над ним, — техническое задание (Product Requirements Document, PRD). 

Если владелец продукта хорошо выполнит свою часть работы, у вас будет четкий список требований, который послужит ориентиром для всех заинтересованных сторон, включая дизайнеров, разработчиков и клиентов.

Он позволит вам более точно оценить время и ресурсы, необходимые для реализации проекта.

2. Разбейте проект на ключевые этапы

По моему опыту, не каждый проект требует прохождения всех этапов классического процесса дизайн-мышления.

Иногда какая-то часть продукта уже была готова, и моя работа начиналась с ее аудита и улучшения. Иногда этап исследования пользователей был завершен, и требовались только прототипы. Иногда я проходила весь процесс проектирования — от первичного анализа данных до передачи готовых макетов разработчикам.

В самом начале работы вам нужно определить, какие этапы необходимы в конкретном случае, чтобы максимально точно оценить время, которое уйдет на каждый из них, и построить реалистичную дорожную карту проекта.

Если кто-то забыл, основные фазы дизайн-процесса таковы:

• Исследование
• Создание персон пользователей
• Вайрфреймы
• Мокапы
• Прототипы
• Пользовательское тестирование
• Финальные итерации
• Передача в разработку

Продолжительность каждого этапа зависит от сложности проекта. Одно дело разрабатывать простой сайт, и совсем другое — многофункциональное приложение, включающее множество сценариев.

Кроме того, время будет варьироваться в зависимости от вашей продуктивности — чем больше у вас опыта, тем быстрее вы найдете правильное решение и тем эффективнее вы будете работать.

Лучший способ определить время, необходимое лично вам, — использовать тайм-трекеры. Они помогут отследить, сколько минут и часов у вас уходит на выполнение конкретных задач. Хорошие бесплатные инструменты — TMetric, TimeCamp, Clockify, Toggl Track.

После 4–5 проектов, вы получите достаточно данных для анализа и сможете определить среднее время, необходимое для каждого этапа.

Попробуйте оценить продолжительность не только в днях или неделях, но и в процентах от общего времени проекта. Например, вы можете обнаружить, что исследования занимают около 10%.

Это работает и в обратную сторону — когда клиент приходит с конкретными сроками, вы можете распределить время между этапами и понять, успеете вы к дедлайну или нет.

Вот средние сроки по отрасли, которые, разумеется, могут отличаться от вашей оценки:

• Исследование пользователей: 1–2 недели
• Создание персон пользователей: 2–3 дня
• Разработка вайрфреймов: 1–3 недели
• Разработка мокапов: 2–4 недели
• Создание интерактивных прототипов: 1–3 недели
• Пользовательское тестирование: 1–2 недели
• Финальные итерации: 1–2 недели
• Передача в разработку: 3–5 дней

Эти сроки будут меняться в зависимости от особенностей конкретного проекта.

Более того, некоторые этапы могут накладываться друг на друга или выполняться параллельно, особенно если вы придерживаетесь методологии agile.

Учитывайте специфику проекта и динамику команды. Четкая коммуникация поможет установить реалистичные ожидания и скорректировать сроки.

3. Заложите в план дополнительное время

Не всё можно предсказать, но давайте продумаем разные сценарии развития событий.

Что вам нужно иметь в виду:

• Правки и итерации: Процесс проектирования итеративен. Каждый этап может завершаться списком изменений и доработок, и очень сложно предсказать, сколько итераций потребуется, поэтому закладывайте в свой план время на непредвиденные изменения.

• Обратная связь от клиентов или заинтересованных сторон: Мы не можем спрогнозировать, сколько времени уйдет на получение и обработку обратной связи. Зачастую нужные люди заняты или отсутствуют в конкретный момент, что может значительно затянуть рабочий процесс. Вам также нужно учесть всё время, потраченное на встречи и обсуждения.

• Результаты пользовательского тестирования могут добавить много работы. Иногда требуется полностью переосмыслить решение, что существенно меняет план действий и время, необходимое для завершения проекта.

Предусмотрите в плане буферное время (10–20%) на случай непредвиденных задержек.

4. Составьте график выполнения задач

Для каждого проекта я создаю дорожную карту. В ней обозначены шаги, которые мне нужно выполнить, и отведенное на них время.

Такой подход позволяет устанавливать порядок выполнения задач, заранее назначать встречи с заинтересованными сторонами, отслеживать дедлайны и эффективно планировать рабочий процесс.